[1]10.03.2018 tarih ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca, veri sahiplerinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Kurum tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.

                                   T.C.

                                      GÜNEY KASABASI BELEDİYE BAŞKANLIĞI

                             KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

1.   AMAÇ

Kişisel Verilerin Saklaması ve İmha Politikası, GÜNEY BELEDİYESİ tarafından kişisel verileri işlenen; vatandaş, kurum çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcılar, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuatlar tarafından getirilmiş ilke ve kurallara uymayı ve Belediye tarafından verileri işlenen bireylerin hak ve özgürlüklerini koruyarak saklanması ve imha edilmesine ilişkin iş kurallarının belirlenmesini ve duyurulmasını amaçlamaktadır.

2.  KAPSAM

Vatandaşlar, kurum çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcılar, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu politika kapsamındadır. Kurumun sahip olduğu ya da kurumca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.

3.   YETKİ VE SORUMLULUKLAR

Kurum içerisinde Kanun, Yönetmelik ve Politika ile belirtilen verinin saklanması ve imhasına dair gereklerin yerine getirilmesinde tüm çalışanlar, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve diğer surette kurum nezdinde kişisel veri saklayan ve işleyen herkes bu gerekleri yerine getirmekten sorumludur. Her iş birimi kendi iş süreçlerinde ürettiği veriyi saklamak ve korumakla yükümlüdür.

KVK Kurulu ile yapılan tebligat veya yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etme ve sicile kayıt gibi işlemlerin sorumluluğu “Veri Sorumlusu İrtibat Kişi” sindedir.

4.  TANIMLAR VE KISALTMALAR

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli ve ya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan: GÜNEY BELEDİYESİ personeli.

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

Hizmet Sağlayıcı: GÜNEY BELEDİYESİ ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve desteklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re ’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi(VERBİS):Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, KVK Kurumu tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

5.   KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

GÜNEY BELEDİYESİ tüm Müdürlükleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

6.  KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, GÜNEY BELEDİYESİ tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

7.   KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI

GÜNEY BELEDİYESİ tarafından; vatandaşlar, çalışanlar, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (KVKK) 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerinde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre GÜNEY BELEDİYESİ, faaliyetleri çerçevesinde kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklamaktadır.

7.1.     SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

·         3194 SAYILI İMAR KANUNU,

·         4734 SAYILI KAMU İHALE KANUNU,

·         6183 SAYILI AMME ALACAKLARININ TAHSİL USULÜ HAKKINDA KANUN,

·         5490 SAYILI NÜFUS HİZMETLERİ KANUNU,

·         7201 SAYILI TEBLİGAT KANUNU,

·         1319 SAYILI EMLAK VERGİSİ KANUNU,

·         2981 SAYILI İMAR AFFI YASASI KAPSAMINDAKİ İMAR UYGULAMALARI,

·         2886 SAYILI DEVLET İHALE KANUNU,

·         3071 SAYILI DİLEKÇE HAKKININ KULLANILMASINA DAİR KANUN,

·         657 SAYILI DEVLET MEMURLARI KANUNU,

·         4904 SAYILI TÜRKİYE İŞ KURUMU KANUNU,

·         2863 SAYILI KÜLTÜR VE TABİAT VARLIKLARIN KORUMA KANUNU,

·         213 SAYILI VERGİ USUL KANUNU,

·         3195/3196/3197/3198/3199/3200/3201 SAYILI İMAR KANUNU,

·         3308 SAYILI MESLEKİ EĞİTİM KANUNU,

·         4483 SAYILI MEMURLAR VE DİĞER KAMU GÖREVLİLERİN YARGILANMASI HAKKINDA KANUN,

·         4708 SAYILI YAPI DENETİM HAKKINDA KANUN,

·         9464 SAYILI ENGELLİLER HAKKINDA KANUN,

·         4857 SAYILI İŞ KANUNU,

·         4982 SAYILI BİLGİ EDİNME KANUNU,

·         5393 SAYILI BELEDİYE KANUNU,

·         5580 SAYILI ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLAR KANUNU,

·         9207 SAYILI İŞYERİ AÇMA VE ÇALIŞMA RUHSATLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

·         5651 SAYILI İNTERNET ORTAMINDA YAPILAN YAYINLARIN

DÜZENLENMESİ VE BU YAYINLAR YOLUYLA İŞLENEN ŞUÇLARLA MÜCADELE EDİLMESİ HAKKINDA KANUN,

·         6306 SAYILI AFET RİSKİ ALTINDAKİ ALANLARIN DÖNÜŞTÜRÜLMESİ HAKKINDA KANUN,

·         6321 SAYILI RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK,

·         6331 SAYILI İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ KANUNU,

·         5442 SAYILI İL İDARESİ KANUNU,

·         4735 SAYILI KAMU İHALE SÖZLEŞMELERİ KANUNU,

·         5199 SAYILI HAYVANLARI KORUMA KANUNU,

·         7189 SAYILI BİLGİ EDİNME HAKKI KANUNUN UYGULAMASINA İLİŞKİN ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK,

·         3359 SAYILI SAĞLIK HİZMETLERİ TEMEL KANUNU,

·         1593 SAYILI UMUMİ HIFZISSIHHA KANUNU,

·         1219 SAYILI TABABET VE ŞUABATI SAN’ATLARININ TARZI İCRASINA DAİR KANUN,

·         5326 SAYILI KABAHATLER KANUNU,

·         SAİR İLGİLİ MEVZUATLAR.

7.2.    SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI

·         Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,

·         Adres Bilgilendirme Süreci,

·         Bilgilendirme Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi,

·         Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi,

·         Çalışan kayıtların saklanması,

·         Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,

·         Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Dilekçe Başvurusu Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Doğal Afet riski altındaki alanlar ve Riskli Binalarla ilgili faaliyetlerin yürütülmesi,

·         Dosyaların muhafaza edilmesi,

·         Emlak ve İmar Borcu Bilgilendirmesi,

·         Emlak ve İstimlak İşlemlerinin Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Emlak Vergisi Sicil No Sorgulama Süreçleri,

·         Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi,

·         Evlilik İşlemleri Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Evrak Kayıt Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,

·         Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini,

·         Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi,

·         Güncel İmar Durumu Bilgilendirilmesi,

·         Hasta Nakil Ambulansı Hizmetlerinin Yürütülmesi,

·         Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi,

·         İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         İlgilinin Hak ve Menfaat Süreç Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         İmar Uygulaması ve Düzenleme Ortaklık Payı Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         İmar Uygulaması ve Düzenleme Ruhsatlandırma Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         İmar Yapı Ruhsat Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi,

·         Kat Mülkiyet Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Koruma, Uygulama ve Denetim Onarım Ön İzin Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Kurs Kayıt Aktivitelerin Yürütülmesi,

·         Kütüphane Kayıt Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi,

·         Ön İnceleme, İnceleme, Araştırma ve şikâyet işlemlerinin yürütülmesi,

·         Planlı Alanlar İmar Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Riskli Yapı Denetim Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Ruhsat Başvuru Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Ruhsat Bilgilendirme Süreçlerinin Yürütülmesi,

·         Ruhsat ve Denetim Müdürlüğüne Ait Bilgilendirme Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Sağlık Hizmetleri Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Sosyal Yardım ve Organizasyon Faaliyetlerin Yürütülmesi,

·         Tadilat Ruhsatlandırma Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Talep / Şikâyetlerin Takibi,

·         Teftiş Kurulu Süreci Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Vergisel İşlemlerin Süreç Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Yapı Kullanma İzin Belgesi Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi,

·         Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Talep Şikâyetlerinin Takibi,

·         Çağrı Merkezi Üzerinden Alınan Kayıtların, Şikâyetlerin, Taleplerin Oluşturulması Ve Takibi.

8.   İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER

      Kişisel veriler;

a)              İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi,

b)             İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

c)              Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

d)             KVKK 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun GÜNEY BELEDİYESİ tarafından kabul edilmesi,

e)              GÜNEY BELEDİYESİ ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı   yetersiz   bulması   veya  Kanunda  öngörülen  süre  içinde  cevap  vermemesi

hallerinde; Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

f)                Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, GÜNEY BELEDİYESİ tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

9.   KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

GÜNEY BELEDİYESİ, kişisel verilerin korunması için gerekli olan uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

KVKK’nın 12. maddesinin 1. bendinde öngörülen;

•                        Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,

•                        Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,

•                        Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, adına gerekli tedbirlerini almaktadır.

GÜNEY BELEDİYESİ’nin kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için uyguladığı tedbirler alt maddelerde detaylandırılmıştır.

9.1.     TEKNİK TEDBİRLER

GÜNEY BELEDİYESİ, veri güvenliğini sağlamak amacıyla personeline Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bilincinde olunması için gerekli faaliyetlerin koordinasyonunu sağlar. Kurulan sistemler kapsamında veri sınıflandırması süreçlerini işletir. Bu süreçler doğrultusunda teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmaktadır. Gelişen teknolojiye uygun altyapı yatırımları yapılır. Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımların kurulmasını sağlar. Sistemlerinin güncel ve bilinen açıklıklara karşı gerekli güvenlik önlemlerinin alınmış versiyonlarını kullanır ve sistemlerin log kayıtları alınır. Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların, kişisel verilere erişimi yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar. GÜNEY BELEDİYESİ en az yetki prensibine göre kişisel veriye erişim kısıtlamaları gerçekleştirir. Müdürlük ve süreç gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme  tanımlarını  yapar.  Erişimlerin  yetkilendirmelere  uygunluğunu  kontrol   eder. Sistemlerin güvenliğinin kontrol edilmesi sonucu elde edilen bilgileri ilgililere raporlar. Risk teşkil eden noktalar tespit edilerek gerekli teknik tedbirler alınır. Kişisel Verilerin güvenliğinin sürdürülebilmesi için teknik tedbirleri sürekli işleyen bir model ile kurum kültürünün bir parçası olması için farkındalığı yaygınlaştırır. Alınan tedbirlerin kontroller ile sürekli yaşatılmasını sağlar. Kurum bünyesinde kamera sistemleri ile fiziksel güvenlik önlemleri üst seviyede tutulur. Kişisel verilerin tutulduğu dijital ortamların ortam izlemeleri, otomatik yangın söndürme sistemleri ve erişim yetki kontrolleri sağlanır.

9.2.     İDARİ TEDBİRLER

GÜNEY BELEDİYESİ kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacı ile gerekli idari tedbirleri alır ve çalışanların bu tedbirlere göre çalışmalarını denetler. Müdürlük ve süreç gerekliliklerine uygun olarak erişim yetkilendirmelerini iş süreçlerinin aksamasına neden olmayacak düzeyde tanımlar. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı, işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmektedir. Çalışanlardan bu doğrultuda gerekli taahhütler alınmaktadır. Üçüncü taraflarla kişisel verilerin paylaşılmasıyla ilgili olarak kişisel verilerin paylaşıldığı kişilerle gizlilik sözleşmesi imzalar yahut sözleşmelere ekleyeceği hükümler ile kişisel veri güvenliğini sağlar. Kişisel veri paylaşılan üçüncü taraflar kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümleri kabul eder.

9.2.1.     Kişisel Verilerin Korunmasının Sürdürülebilirliği İçin Yapılan Denetimler

GÜNEY BELEDİYESİ, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, gerekli denetimleri yapar veya yaptırır. Bilgi işlem tarafından sistemler düzenli olarak izlenir. Yönetim sistemleri denetimleri ve risk analizi sonrası elde edilen bulguların giderilmesi için gerekli teknik ve idari tedbirler alınır.

9.2.2.     Üçüncü Tarafların Kişisel Verilerin Korunmasını Sağlaması İçin Uygulanan Tedbirler

GÜNEY BELEDİYESİ, üçüncü taraflar ile yaptığı sözleşmelerde; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik gerekli yaptırım maddelerini karşılıklı olarak bulundurur. Üçüncü taraflar ile bilgi paylaşımı yapılmadan önce gizlilik sözleşmeleri imzalanır. Üçüncü taraflara farkındalığın artırılması için gerekli bilgilendirmeler yapılır.

9.2.3.     Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Koruması İçin Uygulanan Tedbirler

Özel nitelikli kişisel veriler için gerek nitelikleri itibari ile gerekse kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa yol açabilmesinden dolayı yeterli önlemlerin alınması gerekmektedir. KVK Kanunu’nun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan kişisel veriler “Özel Nitelikli” olarak belirlenmiştir.

Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

GÜNEY BELEDİYESİ, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında gerekli tedbirleri almaktadır. Kişisel verileri korumak için alınan teknik ve idari tedbirlerde özel nitelikli kişisel veriler için hassasiyet gösterilmektedir.

9.2.4.     Kişisel Verilerin Korunmasının Sağlanması İçin Farkındalığın Yaratılması

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için çalışanlara gerekli bilgilendirmeler yapılmakta, eğitimler düzenlenmekte ve etkinlikleri ölçülmektedir. “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası” ile ilgili diğer dokümanlar, kurumumuzun web sitesinde yayınlanmıştır.

İlgili kanun, yönetmelik ya da mevzuatlarda değişiklik olması halinde politikalar revize edilmekte ve ilgililerine tekrardan duyurulmaktadır.

10.   KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

GÜNEY BELEDİYESİ elde ettiği kişisel verileri, kişisel veri sahiplerinin talebi doğrultusunda, yasal zorunluluklar nedeniyle veya kamu düzeninin korunması için kullanması zorunlu değilse ve iş süreçlerini etkilememesi şartıyla imha eder. Veri sahiplerine ait kişisel veriler, hizmetlerin devam ettirilebilmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması gereklilikleri ortadan kalktığında kurumun alacağı karara istinaden imha edilmektedir. Her yıl Veri Sorumlusu İrtibat Kişisinin belirlediği tarihlerde saklanmasına gerek görülmeyen kişisel veriler mevzuata uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

10.1.     KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ

Kişisel verilerin silinme yöntemleri aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.

10.2.     KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ

Kişisel verilerin yok edilmesi aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.

10.3.     KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

11.   SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

GÜNEY BELEDİYESİ tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

·         Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde,

·         Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta,

·         Söz konusu saklama süreleri üzerinde,

gerekmesi halinde Kişisel Veri İrtibat Kişisi tarafından, güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re ’sen imha edilir. Kişisel verilerin saklanma süreleri aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.